Vi ska bland annat följa lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF).
Dessa lagar bygger på EG-direktiv om upphandling. Vid varje offentlig upphandling inom EU ska därför ett antal grundläggande EG-principer följas. Det innebär att vi ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Vi ska också genomföra våra upphandlingar på ett öppet vis.
Upphandlingsprocessen
Behov
Ett behov av en vara, tjänst eller entreprenad uppstår inom Trafikverket. Behovet definieras i ett förfrågningsunderlag.
Framtagning av förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är det samlade underlaget som beskriver vad som ska upphandlas, vilka krav som ställs på anbudsgivaren och föremålet för upphandlingen samt hur anbud kommer att utvärderas.
Förfrågningsunderlaget består av flera dokument. Till exempel upphandlingsföreskrifter, administrativa föreskrifter, tekniska kravspecifikationer, ett kontraktsförslag och bilagor som eventuellt ska fyllas i samt standardbestämmelser.
Annonsering
Annonsering av upphandlingen sker i en allmänt tillgänglig databas och på Trafikverkets webbplats. Upphandlingar med lågt värde, så kallade direktupphandlingar, behöver inte annonseras. Vid upphandlingar enligt LUF (järnvägsrelaterad verksamhet) som är över tröskelvärdena används ett prekvalificeringssystem. Det medför att dessa upphandlingen inte heller behöver annonseras.
Anbud in
Leverantören skickar in sitt anbud. Det är viktigt att anbudet kommer in i rätt tid för att vara giltigt.
Kvalificering och anbudsprövning
Anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna i förfrågningsunderlaget.
Tilldelning
Ett tilldelningsmeddelande skickas ut till alla anbudsgivare där det framgår vilken/vilka leverantörer som vunnit upphandlingen. Kontrakt kan tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsmeddelandet skickats ut.
Kontraktsskrivning
Kontrakt tecknas med vinnande leverantör/leverantörer.
Uppföljning
Uppföljning av kontrakten sker kontinuerlig under avtalsperioden.