En handling är en ”informationsbärare” i någon form (framställning i skrift eller bild samt teknisk upptagning). Informationen kan exempelvis finnas på papper eller vara lagrad på en hårddisk.

Vad är en allmän handling?

Alla handlingar hos en myndighet är inte allmänna. Det krävs att de förvaras hos myndigheten och anses inkomna dit eller upprättade där. En handling måste alltså uppfylla vissa krav för att den ska anses vara allmän. Bland annat brukar till exempel minnesanteckningar, utkast och andra preliminära handlingar inte anses som allmänna handlingar.

De allra flesta allmänna handlingar är offentliga. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan dock begränsas genom sekretess. Sekretess innebär ett förbud att röja uppgifter. Bestämmelser om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I lagen finns också andra bestämmelser som är viktiga för att offentlighetsprincipen ska kunna tillämpas på ett effektivt sätt.   

Hur får man del av allmänna handlingar ?

En begäran om att ta del av handlingar eller uppgifter kan vara muntlig eller skriftlig. Det finns inga krav på att den ska utformas på något visst sätt eller på hur och var den ska lämnas till en myndighet.

En myndighet som får en förfrågan från någon utomstående om att lämna ut handlingar och uppgifter måste skyndsamt göra en så kallad utlämnandeprövning. Det handlar om att ta ställning till om den handling det gäller är en allmän handling och att göra en sekretessprövning.

Frågan om att lämna ut en allmän handling prövas i första hand av den tjänsteman som har hand om handlingen i sitt dagliga arbete. Det innebär exempelvis att om ett ärende är under handläggning ska den tjänsteman som handlägger ärendet pröva frågan.

Den som begär att få ta del av en allmän handling hos en myndighet har rätt att vara anonym, men det finns undantag. Myndigheten får fråga den som begär uppgifter om dennes identitet eller om syftet med begäran, om det behövs för att myndigheten ska kunna ta ställning till om det finns hinder  på grund av sekretess mot att lämna ut handlingen.

Om en handling är allmän och offentlig är huvudregeln att myndigheten genast eller så snart som möjligt ska tillhandahålla handlingen gratis i sina lokaler. Där har den sökande rätt att läsa eller skriva av handlingen. Många gånger är det dock inte praktiskt möjligt att ta del av handlingen på det sättet. Den sökande har då även rätt att få kopior av handlingen skickade till sig. Enligt avgiftsförordningen (1992:191) ska en myndighet ta ut en avgift för kopior av allmänna handlingar som i kopieform omfattar tio sidor eller mer.

Myndighetens beslut

Om en tjänsteman kommer fram till att en begärd handling eller uppgift inte kan lämnas ut ska den sökande få information om att myndigheten kan skriva ett avslagsbeslut.
En myndighet kan fatta ett avslagsbeslut om

• handlingen inte finns 
• handlingen inte är allmän  
• uppgifterna är sekretessbelagda.

Avslagsbeslutet ska innehålla motivering och information om hur det kan överklagas.

Personuppgifter som samlas via vår webbplats

Trafikverket ansvarar för behandlingen av personuppgifter på denna webbplats. Dina namn- och adressuppgifter kommer vi enbart att använda för att ta den kontakt du vill ha med oss, och de sparas så länge som behövs för denna kontakt. De frivilliga uppgifterna kommer vi att använda i vårt arbete att bli bättre på att anpassa tjänster efter våra kunders behov. För att skydda din personliga information kommer vår lagring av information att skyddas med ändamålsenlig säkerhetsteknik.

Rätt att begära information

Du har rätt att en gång om året begära information hos Trafikverket om de personuppgifter som berör dig och som Trafikverket behandlar. Om du vill ha sådan information, ska du skicka en undertecknad begäran till oss. En sådan begäran kan enligt personuppgiftslagen (PUL) inte skickas med e-post.
När du söker dig fram på Trafikverkets webbplats kan det hända att du blir länkad till externa webbplatser. Vi uppmanar dig att ta del av den länkade webbplatsens personintegritetspolicy.