Insamling av personuppgifter under avtal
För att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande enligt avtal samlar vi in uppgifter som namn, adress, telefonnummer, e-postadress, fordonsregistreringsnummer, befattning, titel, yrkeskompetens, utbildningsinformation, foto. Uppgifterna samlas också in som underlag för att uppfylla Trafikverkets rättsliga förpliktelser, exempelvis för socialt ansvarstagande eller utföra myndighetsutövning.
För säker identifiering av behöriga i våra IT-system och anläggningar kan personnummer eller liknande identifikationsnummer komma att samlas in för att exempelvis uppfylla Transportstyrelsens regler om säkerhetstillstånd.
Exempel på behandlingar som uppgifterna kommer att användas i är verksamhetssystem och arbetssätt för tillträdeskontroll till anläggning, tidrapportering, fakturering, dokumenthantering, projekthantering, kommunikation med hjälp av e-post och samarbetsverktyg, handläggning av myndighetsärenden, med mera.
Vilka samlar in uppgifterna?
Trafikverkets kontaktpersoner, chef ansvarig för uppdrag, projektadministratörer hos våra leverantörer och i Trafikverket samlar in relevanta uppgifter enligt respektive verksamhetsbehov.
Vilka får del av uppgifterna?
Medarbetare inom Trafikverket och våra leverantörer som behöver dem för att handlägga behörighetsärenden, myndighetsärenden, projektadministration, underhållsuppdrag, fakturering, kommunicera med dig, dokumentframtagning, tidrapportering och fakturering, samt andra myndigheter som Transportstyrelsen och Skatteverket.
Dina uppgifter kan komma att användas för kvalitetsundersökningar utförda av våra externa partners.
Förekommer det profilering eller automatiskt beslutsfattande?
Nej.
Hur säkras uppgifterna?
Dina uppgifter skyddas genom att vi tillämpar Trafikverkets gällande regelverk för informationsbehandling. Exempelvis tillämpas behörighetskontroll för åtkomst till dina uppgifter så att bara relevanta personer får åtkomst till dem.
Hur länge behålls uppgifterna?
När avtal upphör arkiveras uppgifterna i våra verksamhetssystem enligt regler som styr vad som utgör allmän handling eller inte, gallringsbeslut eller andra lagar som bokföringslagen och arkiv. Uppgifterna som finns i eller utgör allmän handling bevaras för evigt under förutsättning att och att det inte finns stöd för radering (gallring) tidigare i lag, förordning eller föreskrift.
Om uppgifter, som handläggarnamn, avdelningstillhörighet, förtagstillhörighet, befattning och e-postadress, med mera har använts i myndighetsutövning kommer de uppgifterna att omfattas av tillämpbara författningar som offentlighets- och sekretesslagstiftningen, yttrandefrihetsgrundlagen och arkivlagen.
Överförs personuppgifterna till land utanför EU/EES?
Nej.
Förekommer det profilering eller automatiskt beslutsfattande?
Nej.
