Insamling av personuppgifter under avtal
För att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande enligt avtal samlar vi in uppgifter som namn, adress, telefonnummer, e-postadress, fordonsregistreringsnummer, befattning, titel, yrkeskompetens, utbildningsinformation och foto. Uppgifterna samlas också in som underlag för att uppfylla Trafikverkets rättsliga förpliktelser, exempelvis för socialt ansvarstagande eller utföra myndighetsutövning. Uppgifter kan hämtas från ID06, din arbetsgivare, dig själv och i vissa fall andra källor såsom skatteverket.
För säker identifiering av behöriga i våra IT-system och anläggningar kan personnummer eller liknande identifikationsnummer komma att samlas in för att exempelvis uppfylla Transportstyrelsens regler om säkerhetstillstånd.
Exempel på behandlingar som uppgifterna kommer att användas i är verksamhetssystem och arbetssätt för tillträdeskontroll till anläggning, tidrapportering, fakturering, dokumenthantering, projekthantering, kommunikation med hjälp av e-post och samarbetsverktyg, handläggning av myndighetsärenden, med mera. Dina personuppgifter kan också överföras till andra aktörer inom aktuella projekt.
Som anställd hos leverantör kan dina personuppgifter förekomma i allmän handling som bevaras. Namn, kontaktuppgifter och yrkestitel kan också förekomma i material som offentliggörs. Exempel på sådant material kan vara vägplaner, järnvägsplaner, miljökonsekvensbeskrivningar, kulturmiljöutredningar, med mera.
När kontraktsformer där leverantörens kostnader direkt ersätts används kan enskilda personers löne- och skatteuppgifter komma att samlas in och kontrolleras.
När du arbetar i Trafikverkets externa arbetsrumstjänster såsom projektportalen sker en omfattande loggning av IT-säkerhetsskäl. Detaljerade uppgifter om vilket användar-ID som har navigerat i vilket Projekt/arbetsrum, öppnat/laddat ner/Ändrat ett dokument, dokument som flyttats, dokument som tagits bort samt behörighetsförändringar i externa arbetsrum loggas.
Rättslig grund för behandlingen är oftast allmänt intresse. Ibland kan även rättslig förpliktelse vara rättslig grund. För IT-säkerhetsloggning kan den rättsliga grunden också vara intresseavvägning.
Vilka samlar in uppgifterna?
Trafikverkets kontaktpersoner, chef ansvarig för uppdrag, projektadministratörer hos våra leverantörer och i Trafikverket samlar in relevanta uppgifter enligt respektive verksamhetsbehov.
Vilka får del av uppgifterna?
Medarbetare inom Trafikverket och våra leverantörer som behöver dem för att handlägga behörighetsärenden, myndighetsärenden, projektadministration, underhållsuppdrag, fakturering, kommunicera med dig, dokumentframtagning, tidrapportering och fakturering, samt andra myndigheter som Transportstyrelsen och Skatteverket.
Endast en fåtal behöriga personer på Trafikverkets IT-avdelning får ta del av säkerhetsloggarna.
Dina kontaktuppgifter kan komma att användas för kvalitetsundersökningar utförda av våra externa partners.
Förekommer det profilering eller automatiskt beslutsfattande?
Nej.
Hur säkras uppgifterna?
Dina uppgifter skyddas genom att vi tillämpar Trafikverkets gällande regelverk för informationsbehandling. Exempelvis tillämpas behörighetskontroll för åtkomst till dina uppgifter så att bara relevanta personer får åtkomst till dem.
Hur länge behålls uppgifterna?
När avtal upphör arkiveras uppgifterna i våra verksamhetssystem enligt regler som styr vad som utgör allmän handling eller inte, gallringsbeslut eller andra lagar som bokföringslagen och arkiv. Uppgifterna som finns i eller utgör allmän handling bevaras för evigt under förutsättning att och att det inte finns stöd för radering (gallring) tidigare i lag, förordning eller föreskrift. Arbetsmaterial rensas vid inaktualitet.
Om uppgifter, som handläggarnamn, avdelningstillhörighet, förtagstillhörighet, befattning och e-postadress, med mera har använts i myndighetsutövning kommer de uppgifterna att omfattas av tillämpbara författningar som offentlighets- och sekretesslagstiftningen, yttrandefrihetsgrundlagen och arkivlagen.
Överförs personuppgifterna till land utanför EU/EES?
Nej.
