Skapa tillgängligt innehåll i Word

Viktigt innan du börjar skapa ditt innehåll

Använd alltid Trafikverkets mallar

Du måste alltid använda Trafikverkets mallar när du skapar dokument. Du hittar mallarna i arbetsrum, projektportalerna eller på trafikverket.se och i vissa fall i Office.

Döp filen rätt

Innan du skapar ditt innehåll är det viktigt att du ger dokumentet ett beskrivande filnamn. Det underlättar för läsaren att förstå vad dokumentet handlar om, påverkar tillgängligheten och får inte hoppas över. Använd inte åäö, mellanslag eller understreck i filnamnet.

Exempel på bra filnamn: semesterlista-sommar-2017.pdf

Skapa en beskrivande dokumenttitel

Dokumenttiteln är den titel som visas högst upp i programfönstret på Word. Vi rekommenderar att dokumenttitel är samma text som dokumentets huvudrubrik. 

[Så lägger du till dokumenttitel]

Text

Använd alltid formaten i mallarna

I Trafikverkets Word-mallar finns formatmallar som du ska använda till dina rubriker. Det är viktigt att du inte ändrar formatmallarna, utan behåll den storlek och typsnitt som används som standard i mallen.

Du får heller inte lägga till tomma rader för att få till mer luft under eller över rubriker eller stycken. Tomma rader läses upp av tekniska hjälpmedel vilket gör det irriterande och svårt att ta sig igenom innehållet. 

[Så använder du formatmallarna]

Tänk på din rubrikstruktur

Rubrikstrukturen (Rubrik 1, Rubrik 2, Rubrik 3 etc.) är väldigt viktig eftersom  den skapar en hierarki i texten som hjälper läsaren att förstå och navigera i innehållet. Läs mer om du skapar en bra struktur på sidan "Tillgänglighet i dokument", under rubriken "Använd rätt struktur på dina rubriker".

Formatera listor

Listor måste skapas med Words numrering- och punktlistor, annars förstår inte tekniska hjälmedel för synskadade att det är en lista. Skapa därför aldrig listor med bara streck eller asterisker, utan använd alltid Words listformatering.

[Så skapar du listor med Words listformatering]

Skapa innehållsförteckning för längre dokument

I längre dokument bör du skapa en automatisk innehållsförteckning som utgår från en korrekt rubrikstruktur. Innehållsförteckningen underlättar navigeringen i längre dokument.

[Så skapar du en innehållsförteckning]

Viktigt att tänka på när du kopierar och klistrar in text

När du klistrar in innehåll som kopierats från ett annat dokument så följer ibland den formatmall som är kopplad till den kopierade texten med in i det dokument du klistrar in i.

Det är viktigt att du rensar den kopierade textens format. Blandade format i dokument rör till det och gör dokumentet otillgängligt, utan att du kanske ens ser det. Till exempel kan en inklistad rubrik se likadan ut som dina rubriker i dokumentet, men ha helt andra värden inbäddat i formatet.

[Så klistrar du in text rätt]

Bilder

Bilder 
När man jobbar med bilder behöver man identifiera om bilden är A) budskaps- eller informationbärande eller B) dekorativ. Detta styr hur man behöver hantera bilden.

Användare som är beroende av till exempel skärmläsare eller punktdisplay behöver beskrivningar av budskaps- eller informationsbärande bilder (med hjälp av en alternativtext, så kallad alt-text). Är bilden endast dekorativ så behövs ingen alt-text men den måste däremot märkas upp som dekorativ. 

A) Lägg alt-text på budskap- och informationsbärande bilder 

Alternativtext (alt-text) är en beskrivande text som hjälper dig att förmedla innebörden och sammanhanget av visuella objekt. Alt-texten syns inte i dokumentet, utan läses upp för läsare med hjälp av hjälpmedel. Den får inte vara mer än 15 ord. 

[Så lägger du till alt-text på bilder i Word]

B) Märk upp dekorativa bilder

[Så märker du upp bilder som dekorativa] [Instruktioner på sidan Tillgängliga bilder med alternativtexter (alt-texter)]

Samlingssida om tillgängliga bilder

Se tips på hur du skriver bra alternativtexter, och vad som gäller för mer komplexa bildtyper som till exempel kartor och diagram på sidan "Tillgängliga bilder med alternativtexter (alt-texter)", se den här sidans länklista.

Färger och kontraster

Det finns i huvudsak två saker du ska tänka på när du jobbar med färger;

1. Undvik att använda enbart färg för att förmedla information.
2. Ha tydlig kontrast mellan förgrund och bakgrund.

Läs mer på sidan "Tillgänglighet i dokument", se den här sidans länklista.

Kartor, grafer och diagram

Det finns en mängd olika saker man ska tänka på när man ska skapa tillgängliga diagram, allt från konstraster och färg på grafiska element, till logik. Läs mer på sidan "Tillgängliga kartor, grafer och diagram".

Tabeller

Det finns en mängd olika saker man ska tänka på när man ska skapa tillgängliga tabeller. Se samlade rekommendationer på sidan "Tillgängliga tabeller", se den här sidans länklista.

Automatisk tillgänglighetskontroll i Word

Innan dokumentet sprids vidare är det viktigt att kontrollera att det är tillgängligt. Kör den automatiska funktionen för tillgänglighetskontroll i Word och korrigera de fel som framkommer. 

Du kan köra funktionen på slutet när du är klar – men rekommendationen är att ha igång den medan du skapar innehållet. Då åtgärdar du fel samtidigt som du bygger upp ditt innehåll, och sparar på så sätt mycket tid.

[Så använder du Words tillgänglighetskontroll]

-------------------------------------------------------

Viktigt: "Spara som" när du ska skapa en PDF

För att skapa en tillgänglig PDF från din Wordfil så är det viktigt att du använder "Spara som" funktionen. Om du konverterar den på något annat sätt så kommer inte din PDF att bli tillgänglig.

[Så skapar du en PDF från din Wordfil]